Una de las tareas cruciales a la hora de mantener el crecimiento de una empresa es el cuidado de las finanzas. Esto resulta particularmente retador para las pymes, cuya liquidez depende en gran medida del volumen de ingresos a corto plazo. Por ello, afrontar gastos puede convertirse en un dolor de cabeza cuando no hay una gestión óptima de recursos, pues la falta de organización repercute en la contabilidad, lo que termina afectando la salud financiera de la empresa y provocando pérdidas durante el manejo de egresos.
Se estima que durante el primer año en marcha se producen más del 80% de los gastos operativos de una empresa, principalmente debido a la cantidad de recursos que demanda el despegue, ejecución y sostenimiento de actividades. Sin embargo, estos gastos -que suelen ser fijos-, están acompañados por movimientos de carácter variable o extraordinario, que deben ser previstos bajo un análisis riguroso para saber cómo enfrentarlos de manera eficiente.
Muchas pymes no tienen un buen manejo de gastos o no evalúan la importancia que requiere, sin considerar que las operaciones de la empresa dependen de la gestión permanente de recursos. Como resultado, estas empresas pueden presentar procesos contables inexactos y una proyección financiera equivocada que perjudique el crecimiento a corto y mediano plazo.
A continuación, Rindegastos presenta 5 consejos salvavidas para una gestión satisfactoria de gastos en pymes:
- Plantear un presupuesto objetivo: que incluya un fondo para sortear gastos imprevistos, sin desestabilizar las operaciones de la empresa, y que contemple periodos de mayor liquidez para el sostenimiento durante las temporadas bajas.
- Administrar cuidadosamente la caja chica: sobre todo de ‘gastos hormiga’ o ‘gastos fantasma’ que parecen inofensivos para el balance financiero, como los consumos innecesarios que reducen la solvencia y favorecen las fugas de dinero.
- Auditar la fluctuación de gastos: a través de reportes detallados que faciliten el diagnóstico de posibles pérdidas, sobrecostos o incrementos en el pago de impuestos.
- Generar flujos de aprobación para la trazabilidad de gastos: mediante la planificación financiera es posible llevar cuentas más organizadas y comprender las condiciones bajo las cuales se realizaron determinados pagos, abonos o compras.
- Automatizar el registro de facturas: con la ayuda de software de escaneo o mediante inteligencia artificial es posible optimizar el tiempo que se dedica a esta actividad manualmente. Esto, además, facilita el registro tributario con el objetivo de evitar multas y obtener beneficios, como la reducción de impuestos por pago anticipado o deducibles.
Para Felipe Vera, Head of Corporate Sales de Rindegastos en Chile, “gran parte del éxito detrás de un control financiero adecuado tiene que ver con el uso de herramientas tecnológicas contables que se encarguen de procesar boletas y facturas”. Vera sugiere que las pymes automaticen la mayor cantidad de procesos de contabilización de gastos, desde el registro hasta la exportación de datos, con el propósito de simplificar su manejo.